Nom et données de contact du responsable du traitement
Président : Aurélien Rubin
Vallée de Chevreuse Volley Ball, 5B place du 8 mai 1945, 78114 Magny les Hameaux
Finalités, base de légitimité du traitement et catégories de données traitées
L’association traite les données suivantes :
- Pour la gestion administrative des membres (sur base de l'adhésion) : nom, prénom, adresse mail, date d’adhésion
- Pour le reporting auprès des communes : nom, prénom, adresse postale
- Pour l’envoi de newsletter (sur base du consentement) : nom, prénom, adresse mail
- Pour l’organisation d'événements du club (sur base du consentement) : nom, prénom
- Pour la gestion des cotisations (sur base de l'adhésion) : nom, prénom, adresse mail
- Pour la gestion des textiles club : nom, prénom, adresse mail, sexe, taille maillot, taille short, surnom
- Pour la gestion sportive (entraînements et/ou matchs) : nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone (sur base du consentement), niveau, groupe sportif et équipe
- Pour le suivi et l’évaluation sportive des joueurs : nom, prénom, groupe sportif, équipe, évaluations sportives, évolution sportive, poste(s) de jeu et observations liées à la pratique sportive. Ces données sont utilisées exclusivement pour le suivi, l’accompagnement et la progression sportive des joueurs et sont accessibles uniquement aux encadrants habilités.
- Pour la gestion des présences aux entraînements et/ou matchs : nom, prénom, groupe sportif, équipe, date de la séance et statut de présence (présent, absent ou excusé). Ces données sont utilisées pour assurer le suivi de la participation aux activités sportives et sont accessibles uniquement aux encadrants habilités.
- Pour la gestion des encadrants (sur base d’un contrat moral) : nom, prénom, diplômes, adresse mail, date de naissance
- Pour la gestion des licences : les données nécessaires à l’établissement et à la gestion des licences sont transmises à la Fédération Française de Volley-Ball (FFVB), qui assure la gestion des données nécessaires à la licence dans le cadre de ses propres traitements.
Catégories de destinataires et stockage des données traitées
- Dans le cadre de la gestion administrative des membres et des encadrants, des données peuvent être accessibles aux membres exerçant une fonction interne au sein de l’association (Comité, secrétaire, trésorier, etc.), dans la limite de leurs fonctions et de leurs besoins.
- Les données nécessaires à la gestion des licences sont transmises à la Fédération Française de Volley-Ball (FFVB) et, le cas échéant, à la Ligue régionale d'Ile de France de Volley Ball (LIFVB), conformément aux nécessités liées à l'organisation de la pratique sportive.
- Certaines données des licenciés peuvent également être transmises à l’organisateur d’un tournoi lorsque cela est nécessaire à leur participation.
- Les documents et données nécessaires au fonctionnement de l’association sont stockés sur Microsoft SharePoint, dans l’environnement Microsoft 365 utilisé par l’association. Les données sont hébergées en France et les accès sont limités aux personnes habilitées selon leurs fonctions au sein de l’association.
- Les données personnelles d'adhésion sont gérées via le site OVH, dont les serveurs sont hébergés en France.
- Les données personnelles de paiement sont gérées via le site HelloAsso.
- Les données enregistrées sur HelloAsso sont situées dans des datacenters européens fournis par Microsoft.
Durée de conservation
- Données des membres : 3 années après :
- le non-paiement de la cotisation annuelle
- qu’un membre quitte l’association
- l’exclusion d’un membre
- Évaluations et observations sportives : les données sont conservées jusqu’à 2 mois après la confirmation du désengagement de l’adhérent, afin de permettre à l’association d’effectuer les traitements nécessaires à la fin du suivi sportif et à la clôture des données concernées.
- Données de présence aux entraînements et/ou matchs : elles sont conservées jusqu’à 2 mois après la confirmation du désengagement de l’adhérent, afin de permettre la clôture du suivi sportif du membre.
Droits des personnes concernées
Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD. Vous disposez dans certains cas d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.
Réclamation
Si vous estimez que le traitement que nous effectuons de vos données constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).